Le 18/06/2013, à Liège, je donne une formation sur le thème:

Excel: Analyse des données sans formules grâce aux tableaux croisés dynamiques

Une journée pour se former à cet outil indispensable à tout manager, (expert) comptable, GRH, …

Toutes les informations peuvent être trouvées en suivant ce lien.

La question revient souvent sur le forum : Comment sélectionner une localité par son code postal OU pas son nom? On peut bien évidemment étendre le sujet : Comment saisir un contact par le nom OU le prénom? Un article par le code OU le libellé?

Sélectionner une localité par le code OU le nom? Facile avec ACCESS

Access propose des outils pour réaliser cela sans programmation, avec simplement des connaissances de base en conception de bases de données et en interface Access

Access est un outil merveilleux qui doit sa popularité à plusieurs facteurs, dont :

Pourtant, même si créer une petite application peut se faire en quelques clics, la maîtrise des outils permet une amélioration de l’ergonomie de l’application finale, et ce à peu de frais.

Revenons à mon propos en début de billet : Comment saisir une localité par le code postal OU le nom? Je réponds à cette question dans un tutoriel illustré qui mène pas à pas à la compréhension de la méthode et à l’élaboration de sa mise en place.

Suivez-moi, c’est par ici…

Les débutants en Excel se sont souvent cassé les dents sur la raison de la présence du signe $ dans la référence à une cellule. En effet, pouvoir faire la différence entre =A2 et =$A$2 n’est pas toujours chose aisée. A ceux qui auraient quelques soucis avec ce concept d’Excel, je conseille d’ailleurs de lire mon tutoriel sur les références absolues et relatives, publié sur www.developpez.com.

L’utilisation des tableaux, apparus à la version 2007 et améliorés dans la version 2010, permet de s’affranchir de cette notion d’absolu et de relatif grâce aux références structurées, qui font appel à la… structure du tableau. Dès lors, pourquoi se poser la question de références structurées absolues ou relatives? Et d’abord, qu’est-ce qu’une référence structurée? De plus, nous allons être amenés à revoir nos automatismes relatifs au bouton de recopie et au copier/coller.

Excel 2007 a vu apparaître la notion de tableau, dont les listes 2003 étaient les précurseurs. Un tableau, dont je conçois que l’appellation par Microsoft n’est pas heureuse car a priori, un tableur, ça sert à faire des tableaux, c’est en fait une table de données, c’est-à-dire un ensemble cohérent d’informations structurés en lignes et en colonnes, une ligne représentant un enregistrement, chaque colonne contenant des données de même nature.Basculer une plage de données en tableau s’effectue très simplement via l’onglet Insertion > Tableaux > Tableau.

Création du tableau grâce à l’onglet Insertion

A l’ajout du tableau, on détermine si celui-ci comporte des entêtes ou non

Parmi beaucoup d’avantages, je cite celui de l’utilisation des références structurées, qui permettent d’utiliser le nom du tableau et/ou les noms des colonnes dans les cellules, que ce soit dans le tableau lui-même ou dans une cellule extérieure au tableau.

Utilisation des noms des colonnes au sein du tableau

Utilisation d’une référence structurée pointant vers le tableau

Le problème survient lorsque l’on veut recopier latéralement une formule utilisant une référence structurée, cette dernière semblant a priori être absolue, c’est-à-dire bloquée sur la colonne nommée du tableau.

En fait, la façon de recopier la formule va déterminer si la colonne est référencée « absolue » ou « relative ».

Soit à vouloir sommer dans un tableau de résultat les totaux du C.A., du P.A. et de la marge. La formule illustrée ci-dessus expose comment utiliser la référence à la colonne du C.A. du tableau. Si je souhaite recopier cette formule vers la droite, pour calculer la somme des autres colonnes du tableau, malgré que j’ai utilisé une référence structurée utilisant un nom de colonne, je vais pouvoir rendre la colonne « relative » lors de la recopie en utilisant le bouton de recopie pour tirer la formule sur les deux colonnes de droite. En utilisant cette façon de faire, Excel va faire glisser la référence structurée vers la droite, en adaptant le nom de la colonne.

Utilisation du bouton de recopie pour rendre la référence structurée relative

Excel a adapté la référence structurée en faisant « glisser » les noms des colonnes

Imaginons maintenant un tableau de résultat qui calcule le C.A. en fonction de la catégorie.

La formule utilise également une référence structurée qui doit être « absolue » lors de la recopie

Pour recopier la formule sur la cellule de droite de façon à récupérer la somme de la catégorie « Hardware », on va cette fois-ci recopier la formule par copier/coller.

Le copier/coller fixe la référence structurée sur la colonne utilisée dans la formule

La formule recopiée est correcte, la référence structurée étant « fixée » par le copier/coller.

En résumé:
lors d’une recopie latérale, si je veux utiliser une référence structurée de manière relative, j’utilise le bouton de recopie.

Si je veux utiliser une référence structurée absolue, j’utilise le copier/coller.

Bons développements avec Excel.

D’un peu partout, on me demande mon avis sur Excel 2013. Qu’en est-il de cette énième version? Devra-t-on « y passer »? Quelles sont les nouveautés? Microsoft n’en a-t-‘il pas marre de nous « pondre » une nouvelle version alors qu’on n’a même pas encore découvert toutes les possibilités de celle installée sur notre poste?

Les questions ci-dessus, pour récurrentes qu’elles soient, n’en sont pas moins pertinentes? Est-il VRAIMENT utile de passer à cette nouvelle version? Excel 2013, un 2010 bis ou LE logiciel que tout le monde attendait?

J’ai installé le logiciel sur une VMWare, histoire de me faire ma propre idée sur cette nouvelle version, tant attendue par certains, tant reporté aussi, puisqu’il n’y a pas si longtemps, on parlait d’un Excel 2012…

Après avoir ouvert cette nouvelle version:
– je copie une plage, et elle se met à scintiller? Agaçant ou pas? si oui, OUF, on peut modifier l’option;
– on me recommande un TCD lorsque je suis dans un tableau. utile? Gadget?
– Ah, on a ajouté les segments sur les tableaux filtrés. Chouette… ou pas?
– Tiens, la balise active a été complétée lors d’une recopie. Oui, et alors? Ca change la vie?
– Pfft, le backstage a été modifié, et en plus, on me parle d’un « strict open xml »…
– …

Bref, j’ai de quoi faire pour alimenter mes prochains billets!

A bientôt et… bon week-end!

Dernièrement, j’ai eu l’occasion de former un client sur Outlook lié à un MS Exchange dédié OVH. Etant moi-même chez OVH, j’ai acquis un Exchange mutualisé sur un de mes sites et y ai connecté un compte Outlook, histoire de tester un peu les possibilités de ce genre de configuration, notamment via une synchro sur mon mobile (Samsung Galaxy S2, donc Androïd).

L’installation d’Exchange est rapide, à tout le moins si l’on paie en ligne (VISA ou autre). Il suffit de commander le serveur, d’attendre le courriel de confirmation disant que l’installation est réalisée et l’on peut démarrer. Ayant introduit la demande le jeudi soir, tout était fonctionnel le vendredi midi.

Par défaut, c’est le compte webmaster@… qui est connecté, mais j’ai changé cela en créant un compte info@… et en achetant une licence Outlook pour ce compte. Chaque compte connecté à Exchange a en effet besoin d’une connexion Outlook.

Après avoir un peu pataugé (les infos disponibles auprès de OVH concernent les Exchange dédiés, or la procédure n’est pas identique pour les mutualisés), j’ai connecté mon client outlook sur l’Exchange. La procédure est en fait fort simple, puisqu’il suffit de renseigner l’adresse du compte, Outlook se chargeant de récupérer auprès d’Exchange les données de connexion. Point n’est besoin, donc, de chercher et de saisir les données pour les serveurs POP et SMTP. Tout se fait tout seul.

La connexion à mon Galaxy a été tout aussi rapide. Il suffit de connecter SyncLink en renseignant là-aussi l’adresse liée à Exchange et le smartphone est alors synchronisé.

Il ne me restait plus qu’à faire faire un copier-coller de mes contacts outlook (ancien compte) vers mon compte Exchange via mon client Outlook (1 minute) pour qu’Exchange reprenne tous mes contacts. Idem pour les éléments de mon calendrier, affichés sous forme de liste pour l’occasion.

Quelques minutes plus tard, la synchro de mon smartphone opérait et je récupérais sur mon Galaxy mes contacts, mes messages et mon calendrier…

Conclusion: Alors qu’avant, je n’osais pas synchroniser mon smartphone et Outlook en bi-directionnel en utilisant les outils Samsung (notamment le logiciel Kies que je ne trouve ni pratique ni sécurisant), je peux maintenant ajouter ou modifier une donnée au départ du Galaxy, de mon client outlook ou de Microsoft WebApps Outlook, qui me permet, d’ailleurs de rester connecté à mes messages et mon calendrier de partout dans le monde.

Bien sûr, d’autres firmes, notamment Google avec gmail et gcalendar permettent cela, mais pour le partage des données entre différents utilisateurs connectés au même Exchange, la solution OVH me semble être cohérente et rapide à mettre en place.

Une discussion intéressante sur le forum Excel, où j’explique comment extraire des lignes de données grâce à une formule matricielle. Pour que le lecteur comprenne le fonctionnement de la formule matricielle utilisée, j’ai expliqué chaque étape.

A lire, à partager et à utiliser.

Le 19/04/2012, le centre de compétences TECHNIFUTUR basé à Liège (Belgique) organise une
formation à la création et l’utilisation des Tableaux Croisés Dynamiques pour Excel 2003. Il s’agit d’une formation interentreprises d’une journée.

J’aurai le plaisir d’animer cette formation durant laquelle, sur base d’exemples réels de travail en entreprise, j’apprendrai aux participants à préparer les données et à les analyser via l’utilisation des TCD, outil puissant et INDISPENSABLE aux managers et comptables.

Suivez ce lien pour obtenir tous renseignements ou vous inscrire.

N’hésitez pas à me contacter si vous souhaitez mettre en place une formation intraentreprise pour votre personnel.

Sur le forum Excel de DVP, je viens de répondre à une question relative à une fonction trop méconnue d’Excel, BDNB(…).

Les fonctions de base de données dans Excel peuvent pourtant rendre de bons services lors de l’analyse de données, en permettant à des « non initiés » de modifier facilement et rapidement des critères de calcul sur des listes de données. Je vous invite à lire cette réponse sur le forum.

Connaissiez-vous les fonctions BD… d’Excel?

Je viens de mettre en ligne une nouvelle vidéo qui détaille les étapes à réaliser pour vérifier l’existence d’éléments dans une liste grâce à la mise en forme conditionnelle (durée: 14’23 »).

Au départ d’une plage de données, vous verrez comment créer un tableau 2010, puis vous aborderez la création de la formule conditionelle qui permettra la comparaison.

Table des matières:

• présentation ;
• les tableaux 2010, rapide survol de ce nouvel outil, qui révolutionne le travail avec Excel ;
• travailler sur plusieurs fenêtres, ou comment disposer son espace de travail pour plus d’efficacité ;
• création des plages dynamiques, pour faciliter la création et la maintenance des formules ;
• la mise en forme conditionnelle, en deux ou trois mots ;
• formule conditionelle pour la MFC, de A à Z, créée pas à pas pour maîtriser chaque partie ;
• test de la MFC, car il faut TOUJOURS tester ;
• alimenter le tableau par copoier-coller, mise en garde contre trop d’empressement ;
• conclusions.

Etape par étape, je vous explique comment créer un classeur générique permettant « d’allumer » rapidement des éléments absents d’une liste de données. La discussion sur le forum de www.developpez.com m’a déjà permis d’enrichir l’exemple par une comparaison sur deux colonnes.

Accès à la vidéo

Comme vous le voyez, Excel 2010, c’est géant!

Jusqu’il y a peu, je me connectais à ma messagerie électronique, via outlook, grâce au smtp de mon FAI (Skynet). Le problème était que, nomade et souvent branché sur le net grâce à des connexions différentes, je ne savais pas envoyer mon courrier lorsque ma connexion n’était pas une connexion Skynet. Il fallait changer le smtp des comptes et, outre le fait que j’ai une petite dizaine de comptes sur mon outlook et qu’il était donc fastidieux de modifier cela, je ne connaissais pas toujours le FAI sur lequel j’était connecté. J’étais donc obligé de passer par des webmail, avec le problème liés à la liste des contacts, l’absence de signature, etc…

Après avoir créé un nouveau domaine auprès de OVH, j’ai vu que l’on pouvait se connecter sur le smtp de l’hébergeur, moyennant la modification du port. Il faut préciser le port 587. Miraculeux!

J’ai pu demander à mon hébergeur belge le smtp à renseigner et donc, je sais maintenant envoyer mes messages via Outlook, sans avoir à me soucier du FAI…