Les débutants en Excel se sont souvent cassé les dents sur la raison de la présence du signe $ dans la référence à une cellule. En effet, pouvoir faire la différence entre =A2 et =$A$2 n’est pas toujours chose aisée. A ceux qui auraient quelques soucis avec ce concept d’Excel, je conseille d’ailleurs de lire mon tutoriel sur les références absolues et relatives, publié sur www.developpez.com.

L’utilisation des tableaux, apparus à la version 2007 et améliorés dans la version 2010, permet de s’affranchir de cette notion d’absolu et de relatif grâce aux références structurées, qui font appel à la… structure du tableau. Dès lors, pourquoi se poser la question de références structurées absolues ou relatives? Et d’abord, qu’est-ce qu’une référence structurée? De plus, nous allons être amenés à revoir nos automatismes relatifs au bouton de recopie et au copier/coller.

Excel 2007 a vu apparaître la notion de tableau, dont les listes 2003 étaient les précurseurs. Un tableau, dont je conçois que l’appellation par Microsoft n’est pas heureuse car a priori, un tableur, ça sert à faire des tableaux, c’est en fait une table de données, c’est-à-dire un ensemble cohérent d’informations structurés en lignes et en colonnes, une ligne représentant un enregistrement, chaque colonne contenant des données de même nature.Basculer une plage de données en tableau s’effectue très simplement via l’onglet Insertion > Tableaux > Tableau.

Création du tableau grâce à l’onglet Insertion

A l’ajout du tableau, on détermine si celui-ci comporte des entêtes ou non

Parmi beaucoup d’avantages, je cite celui de l’utilisation des références structurées, qui permettent d’utiliser le nom du tableau et/ou les noms des colonnes dans les cellules, que ce soit dans le tableau lui-même ou dans une cellule extérieure au tableau.

Utilisation des noms des colonnes au sein du tableau

Utilisation d’une référence structurée pointant vers le tableau

Le problème survient lorsque l’on veut recopier latéralement une formule utilisant une référence structurée, cette dernière semblant a priori être absolue, c’est-à-dire bloquée sur la colonne nommée du tableau.

En fait, la façon de recopier la formule va déterminer si la colonne est référencée « absolue » ou « relative ».

Soit à vouloir sommer dans un tableau de résultat les totaux du C.A., du P.A. et de la marge. La formule illustrée ci-dessus expose comment utiliser la référence à la colonne du C.A. du tableau. Si je souhaite recopier cette formule vers la droite, pour calculer la somme des autres colonnes du tableau, malgré que j’ai utilisé une référence structurée utilisant un nom de colonne, je vais pouvoir rendre la colonne « relative » lors de la recopie en utilisant le bouton de recopie pour tirer la formule sur les deux colonnes de droite. En utilisant cette façon de faire, Excel va faire glisser la référence structurée vers la droite, en adaptant le nom de la colonne.

Utilisation du bouton de recopie pour rendre la référence structurée relative

Excel a adapté la référence structurée en faisant « glisser » les noms des colonnes

Imaginons maintenant un tableau de résultat qui calcule le C.A. en fonction de la catégorie.

La formule utilise également une référence structurée qui doit être « absolue » lors de la recopie

Pour recopier la formule sur la cellule de droite de façon à récupérer la somme de la catégorie « Hardware », on va cette fois-ci recopier la formule par copier/coller.

Le copier/coller fixe la référence structurée sur la colonne utilisée dans la formule

La formule recopiée est correcte, la référence structurée étant « fixée » par le copier/coller.

En résumé:
lors d’une recopie latérale, si je veux utiliser une référence structurée de manière relative, j’utilise le bouton de recopie.

Si je veux utiliser une référence structurée absolue, j’utilise le copier/coller.

Bons développements avec Excel.

Après avoir testé ces nouvelles fonctions, certains m’ont affirmé qu’ils allaient se passer de SOMMEPROD() qui, par une syntaxe détournée, permet de réaliser une somme ou un dénombrement de données selon plusieurs conditions, et qui ferait donc double emploi.

Je vais quelque peu nuancer ces propos, car les limites dans l’expression des critères de ces fonctions conditionnelles ne permettent pas toutes les fantaisies.
Démonstration…

Sur base du tableau suivant nommé Relevés, il est aisé d’utiliser SOMME.SI.ENS() pour réaliser la somme des montants relatifs au personnel féminin d’un service.

Si l’on souhaite à présent réaliser la somme des montants du service Achats un lundi, cela se corse avec SOMME.SI.ENS(), car il n’est pas possible d’exprimer le critère « date est un lundi » au sein de SOMME.SI.ENS(). La solution consiste alors à ajouter une colonne dans laquelle on détermine le jour de la semaine relatif à la date en colonne A, et à appuyer le critère sur cette nouvelle colonne. On imagine aisément que cette technique devient ingérable lorsque plusieurs critères complexes doivent être appliqués.

En utilisant SOMMEPROD() dans sa syntaxe détournée, l’expression du critère est possible.

PS: Si SOMMEPROD() vous est inconnue, n’hésitez pas à me le signaler, et j’écrirai un billet expliquant cette fonction très intéressante pour la gestion des données dans Excel.

Sur un forum (autre que DVP) que je consultais récemment, je suis tombé sur une réponse qui parlait de cinq nouvelles fonctions d’Excel :

1. SIERREUR()
2. MOYENNE.SI()
3. MOYENNE.SI.ENS()
4. SOMME.SI.ENS()
5. NB.SI.ENS()

Le message se terminait par (en substance)« sans grand intérêt à part peut-être la seconde ».
Les arguments étayant une telle assertion, inexistants, ne m’ont bien sûr pas convaincu.
Personnellement, à propos de ces cinq nouvelles fonctions, je dirais: Elles sont d’un grand intérêt, à part peut-être la seconde…

Bon, ok. Vous l’aurez compris. J’aime la polémique. Mais vous reconnaitrez que déclarer que Microsoft ajoute des fonctions « sans grand intérêt » sans argumenter un tant soit peu ses propos a de quoi surprendre.

Je vais donc étayer ma position en expliquant pourquoi j’affirme que les nouvelles fonctions proposées sur Excel 2007 sont intéressantes.

SIERREUR(): J’ai expliqué dans ce billet l’intérêt de cette fonction, je n’y reviendrai donc pas.

SOMME.SI.ENS() et NB.SI.ENS(): Ces fonctions revêtent un intérêt évident puisqu’elles permettent de définir jusqu’à 64 critères, alors que leurs consœurs antérieures (SOMME.SI() et NB.SI()), ne permettaient l’utilisation que d’un seul critère.

MOYENNE.SI.ENS() est quant à elle très intéressante également. Elle permet en effet d’éviter l’utilisation de SOMME.SI.ENS() / NB.SI.ENS(). De cette façon, on supprime la redondance des critères. On gagne donc en lisibilité, en maintenance, en écriture…

Pourquoi SOMME.SI(), NB(SI) et … MOYENNE.SI sont obsolètes…

Si l’on on observe la syntaxe de ces fonctions, l’on s’aperçoit qu’elles ont une syntaxe proposant, dans l’ordre, la plage sur laquelle le critère s’applique, l’expression du critère, puis, optionnellement, la plage sur laquelle le calcul sera effectué (si elle est différente de la plage de critères).

Les nouvelles fonctions ont une syntaxe différente, puisqu’il faut d’abord définir la plage de calcul, puis les paires PlageCritère et Critère.

Si l’on garde les anciens jeux de fonctions, l’on devra jongler avec deux syntaxes différentes, l’une lorsque l’on utilise un seul critère, et la nouvelle lorsque nous avons besoin de plusieurs critères. Je conseille donc fortement de considérer SOMME.SI(), NB.SI() et MOYENNE.SI() comme étant des fonctions obsolètes, laissées, et créée dans le cas de MOYENNE.SI(), uniquement à des fins de compatibilité, et de n’utiliser, sur les classeurs sauvegardés dans une version égale ou supérieur à 2007, que les nouvelles versions des fonctions proposées par Microsoft.

J’espère vous avoir convaincu. Le débat est ouvert…

Depuis Excel 2007, il n’est plus nécessaire de redoubler la fonction au sein d’un test d’erreur. Microsoft a enfin créé une fonction native qui accélère les calculs, tout en facilitant la saisie et la lecture des formules.

Jusqu’à Excel 2003, une formule telle que

=(RECHERCHEH(N1,’FICHE DE SAISIE’!A1:’FICHE DE SAISIE’!BA4,2,FAUX))

devait être testée au sein d’une fonction SI pour éviter le #N/A…

On devait donc écrire deux fois la formule, une fois dans la condition, et une fois dans un des deux paramètres de renvoi

=SI(ESTERREUR(RECHERCHEH(N1,’FICHE DE SAISIE’!A1:BA4,2,FAUX)), » »,RECHERCHEH(N1,’FICHE DE SAISIE’!A1:BA4,2,FAUX))

Depuis XL 2007, C’EST FINI! Microsoft a créé la fonction SIERREUR(Valeur, Valeur_Si_Erreur), qui renvoie Valeur lorsqu’il n’y a pas d’erreur, et Valeur_Si_Erreur si une erreur est rencontrée…

=SIERREUR(RECHERCHEH(N1,’FICHE DE SAISIE’!A1:BA4,2,FAUX); » »)

Plus simple, non?

Une version illustrée est présente sur mon blog pro…