Les débutants en Excel se sont souvent cassé les dents sur la raison de la présence du signe $ dans la référence à une cellule. En effet, pouvoir faire la différence entre =A2 et =$A$2 n’est pas toujours chose aisée. A ceux qui auraient quelques soucis avec ce concept d’Excel, je conseille d’ailleurs de lire mon tutoriel sur les références absolues et relatives, publié sur www.developpez.com.

L’utilisation des tableaux, apparus à la version 2007 et améliorés dans la version 2010, permet de s’affranchir de cette notion d’absolu et de relatif grâce aux références structurées, qui font appel à la… structure du tableau. Dès lors, pourquoi se poser la question de références structurées absolues ou relatives? Et d’abord, qu’est-ce qu’une référence structurée? De plus, nous allons être amenés à revoir nos automatismes relatifs au bouton de recopie et au copier/coller.

Excel 2007 a vu apparaître la notion de tableau, dont les listes 2003 étaient les précurseurs. Un tableau, dont je conçois que l’appellation par Microsoft n’est pas heureuse car a priori, un tableur, ça sert à faire des tableaux, c’est en fait une table de données, c’est-à-dire un ensemble cohérent d’informations structurés en lignes et en colonnes, une ligne représentant un enregistrement, chaque colonne contenant des données de même nature.Basculer une plage de données en tableau s’effectue très simplement via l’onglet Insertion > Tableaux > Tableau.

Création du tableau grâce à l’onglet Insertion

A l’ajout du tableau, on détermine si celui-ci comporte des entêtes ou non

Parmi beaucoup d’avantages, je cite celui de l’utilisation des références structurées, qui permettent d’utiliser le nom du tableau et/ou les noms des colonnes dans les cellules, que ce soit dans le tableau lui-même ou dans une cellule extérieure au tableau.

Utilisation des noms des colonnes au sein du tableau

Utilisation d’une référence structurée pointant vers le tableau

Le problème survient lorsque l’on veut recopier latéralement une formule utilisant une référence structurée, cette dernière semblant a priori être absolue, c’est-à-dire bloquée sur la colonne nommée du tableau.

En fait, la façon de recopier la formule va déterminer si la colonne est référencée « absolue » ou « relative ».

Soit à vouloir sommer dans un tableau de résultat les totaux du C.A., du P.A. et de la marge. La formule illustrée ci-dessus expose comment utiliser la référence à la colonne du C.A. du tableau. Si je souhaite recopier cette formule vers la droite, pour calculer la somme des autres colonnes du tableau, malgré que j’ai utilisé une référence structurée utilisant un nom de colonne, je vais pouvoir rendre la colonne « relative » lors de la recopie en utilisant le bouton de recopie pour tirer la formule sur les deux colonnes de droite. En utilisant cette façon de faire, Excel va faire glisser la référence structurée vers la droite, en adaptant le nom de la colonne.

Utilisation du bouton de recopie pour rendre la référence structurée relative

Excel a adapté la référence structurée en faisant « glisser » les noms des colonnes

Imaginons maintenant un tableau de résultat qui calcule le C.A. en fonction de la catégorie.

La formule utilise également une référence structurée qui doit être « absolue » lors de la recopie

Pour recopier la formule sur la cellule de droite de façon à récupérer la somme de la catégorie « Hardware », on va cette fois-ci recopier la formule par copier/coller.

Le copier/coller fixe la référence structurée sur la colonne utilisée dans la formule

La formule recopiée est correcte, la référence structurée étant « fixée » par le copier/coller.

En résumé:
lors d’une recopie latérale, si je veux utiliser une référence structurée de manière relative, j’utilise le bouton de recopie.

Si je veux utiliser une référence structurée absolue, j’utilise le copier/coller.

Bons développements avec Excel.

Une discussion intéressante sur le forum Excel, où j’explique comment extraire des lignes de données grâce à une formule matricielle. Pour que le lecteur comprenne le fonctionnement de la formule matricielle utilisée, j’ai expliqué chaque étape.

A lire, à partager et à utiliser.

Le 19/04/2012, le centre de compétences TECHNIFUTUR basé à Liège (Belgique) organise une
formation à la création et l’utilisation des Tableaux Croisés Dynamiques pour Excel 2003. Il s’agit d’une formation interentreprises d’une journée.

J’aurai le plaisir d’animer cette formation durant laquelle, sur base d’exemples réels de travail en entreprise, j’apprendrai aux participants à préparer les données et à les analyser via l’utilisation des TCD, outil puissant et INDISPENSABLE aux managers et comptables.

Suivez ce lien pour obtenir tous renseignements ou vous inscrire.

N’hésitez pas à me contacter si vous souhaitez mettre en place une formation intraentreprise pour votre personnel.

Sur le forum Excel de DVP, je viens de répondre à une question relative à une fonction trop méconnue d’Excel, BDNB(…).

Les fonctions de base de données dans Excel peuvent pourtant rendre de bons services lors de l’analyse de données, en permettant à des « non initiés » de modifier facilement et rapidement des critères de calcul sur des listes de données. Je vous invite à lire cette réponse sur le forum.

Connaissiez-vous les fonctions BD… d’Excel?

Je viens de mettre en ligne une nouvelle vidéo qui détaille les étapes à réaliser pour vérifier l’existence d’éléments dans une liste grâce à la mise en forme conditionnelle (durée: 14’23 »).

Au départ d’une plage de données, vous verrez comment créer un tableau 2010, puis vous aborderez la création de la formule conditionelle qui permettra la comparaison.

Table des matières:

• présentation ;
• les tableaux 2010, rapide survol de ce nouvel outil, qui révolutionne le travail avec Excel ;
• travailler sur plusieurs fenêtres, ou comment disposer son espace de travail pour plus d’efficacité ;
• création des plages dynamiques, pour faciliter la création et la maintenance des formules ;
• la mise en forme conditionnelle, en deux ou trois mots ;
• formule conditionelle pour la MFC, de A à Z, créée pas à pas pour maîtriser chaque partie ;
• test de la MFC, car il faut TOUJOURS tester ;
• alimenter le tableau par copoier-coller, mise en garde contre trop d’empressement ;
• conclusions.

Etape par étape, je vous explique comment créer un classeur générique permettant « d’allumer » rapidement des éléments absents d’une liste de données. La discussion sur le forum de www.developpez.com m’a déjà permis d’enrichir l’exemple par une comparaison sur deux colonnes.

Accès à la vidéo

Comme vous le voyez, Excel 2010, c’est géant!

Comment faire ? Suivez-moi, c’est par ici…

La solution réside dans l’utilisation astucieuse des fonctions DECALER(), LIGNE() et COLONNE().

DECALER() permet de pointer vers une plage de cellules en faisant varier le chemin relatif entre une plage de référence et la cible. Vous noterez que c’est une des très rares fonctions d’Excel qui renvoient une plage au lieu d’une valeur. Elle utilise cinq paramètres, trois obligatoires et deux optionnels :
DECALER(PlageOrigine; DécalageLignes; DécalageColonnes; [NombreLignesPlageCible]; [NombreColonnesPlageCible]).
Vous retiendrez que lorsqu’ils sont omis, les deux derniers paramètres sont identiques aux nombres de lignes et de colonnes de PlageOrigine.

LIGNE() utilisée sans paramètres renvoie le numéro de ligne de la cellule qui utilise la fonction.

COLONNE() utilisée sans paramètres renvoie le numéro de la colonne qui utilise la fonction.

Avant de mettre cela en place et à la lueur de la fonction DECALER(), raisonnons sur base du schéma suivant.

En fixant PlageOrigine en $B$1(*), nous remarquons que pour chaque ligne de la plage d’arrivée (D2 : D5), le décalage est de 0 lignes à partir de $B$1, puis de 4 en 4 lignes. En effet :

Nous avons un bel exemple de résolution d’une équation linéaire de type y = ax+b, a étant le pas de progression (la pente de la droite).
Isolons b pour avoir y – ax = b, soit pour la paire (2,0), 0 – 4*2 = -8. L’équation devient y = 4x-8.

Cette équation sera utilisée au sein de DECALER() pour progresser de 4 lignes à partir de B1 grâce à la formule
=DECALER($B$1;4*LIGNE()-8;0)

Si nous la tirons vers le bas, Excel « sautera les lignes » pour afficher en D5 la valeur de D13.

Nous serions tentés d’écrire une nouvelle formule en E pour la date et en F pour la valeur. Cependant, il est préférable de n’écrire qu’une seule formule au sein d’un tableau lorsque c’est possible.

Pour tirer vers la droite à partir de D alors que l’on descend en B, nous utiliserons COLONNE(), ici aussi de façon astucieuse. En D, colonne 4, nous décalons de 0 lignes vers le bas. En E, colonne 5, nous décalerons d’une ligne vers le bas obtenir la date, soit 5 – 4, et en F, colonne 6, nous décalerons deux lignes vers le bas pour récupérer le montant, soit 6-4.

La formule utilisée en D2 sera donc
=DECALER($B$1;4*LIGNE()-8+COLONNE()-4;0)

Tirée sur les colonnes D et E puis jusqu’à la ligne 6, la formule permet de récupérer la liste de nos données. La ligne remplie de 0 montre la fin du tableau, et il ne restera qu’à en effacer les formules.

Excel est plein de ressources, soyez astucieux…

Vous souhaitez d’autres astuces? Vous connaissiez celle-ci?

(*) Si l’utilisation des $ pour référencer une plage ne vous est pas familière, consultez mon tutoriel sur le sujet

Il est pourtant possible de formuler le ou exclusif en Excel, avec un brin d’astuce.

Démonstration

Si l’on veut que toutes les conditions soient remplies, l’utilisation de ET() s’impose, comme dans l’illustration suivante.
Nous avons VRAI en F2 car les conditions mentionnées comme paramètres de la fonction ET() sont toutes rencontrées.

Une seule condition non remplie amène Excel à renvoyer FAUX comme résultat de la fonction ET().

Lors de l’utilisation de OU(), il faut que au moins une condition soit remplie, comme dans l’illustration suivante ou seule la zone correspond à la condition mentionnée en paramètres.

Mais OU() renvoie également VRAI lorsque plusieurs conditions, voire toutes, sont remplies, comme ci-dessous ou la zone et le mois correspondent aux critères.

Mais pas de XOU pour le OU EXCLUSIF. Comment faire si je veux vérifier qu’une et une seule condition soit remplie? Excel ne nous fournit pas – encore – la fonction du OU exclusif. Il va donc falloir un peu d’astuce pour réaliser cela.

Pour expliquer la démarche, je vais construire un petit tableau de résultat pour la première ligne du tableau. En G1 :I1, je place les critères. Je peux alors renvoyer VRAI ou FAUX en ligne 2, en postulant simplement les égalités (forme courte du SI() lorsque la valeur renvoyée doit être une valeur logique).

J’obtiens donc VRAI partout lorsque les trois conditions sont remplies, ce qui correspond à la fonction ET(). Pour tester cela, je dois juste savoir que VRAI et FAUX sont convertis en valeurs numériques par Excel lorsque je les utilise au sein d’opérations mathématiques. VRAI vaut 1 et FAUX vaut 0.

Je peux donc écrire ET() sans utiliser la fonction, en multipliant les valeurs de G2:I2, puisque 1 et 0 sont respectivement neutre et absorbant pour la multiplication. Tester le ET() revient donc à tester que la multiplication renvoie 1.

Je teste le OU() selon un système similaire, puisuqe 0 est neutre pour l’addition. J’additionne les valeurs logiques et je teste que la somme est supérieure à 0.

Fort logiquement, je teste le OU exclusif en additionnant les valeurs logiques et en vérifiant que la somme renvoie 1.

Je pourrai donc tester de la même façon si X conditions sont remplies, en plaçant à droite de l’égalité le X souhaité.

Cette façon de pratiquer prend toute sa valeur lors de calculs sur l’ensemble du tableau. Si je souhaite la somme des montants pour les lignes qui répondent à une seule condition, je pourrai bien entendu réaliser la somme des valeurs reprises dans la colonne du OU exclusif.

Bien sûr, SOMMEPROD() me permet cela sans devoir construire les colonnes intermédiaires (J’ai déjà abordé SOMMEPROD() dans ce billet).

Je calculerai la somme des montants des lignes qui remplissent toutes les conditions comme ceci

Si j’utilise l’addition et que je teste si la somme est positive non nulle, je calculerai la somme des montants des lignes qui répondent au moins à une condition.

Il me suffit de vérifier que l’addition des valeurs logiques renvoie 1 pour récupérer la somme des montants pour les lignes qui répondent à une et une seule condition.

CQFD…

Connaissiez-vous SOMMEPROD(). Souhaitez-vous un tutoriel sur cette fonction?

Prenons le cas des pointages relevant les utilisations d’une machine et examinons le relevé des prestations. Sur celui-ci, chaque journée est complète, et la machine a donc 24h00 d’utilisation par jour, en ce compris les pannes, les arrêts, la maintenance.

Un tableau croisé dynamique permettra de regrouper les utilisations par type, mais les valeurs exprimées ne sont pas parlantes si l’on souhaite comparer les utilisations entre elles.

Pour clarifier les choses, nous pouvons analyser les données par pourcentage du total. Pour cela, via les paramètres du champ de données, on peut demander le type de calcul effectué. Choisissons « Pourcentage sur le total ». Excel modifie l’analyse pour nous afficher les durées de chaque utilisation par rapport à la somme de toutes les durées. Je précise pour celles et ceux qui ne maîtrisent pas trop les TCD que cela s’effectue sans rédaction de formules de notre part (J’ai rédigé une critique très positive d’un ouvrage sur les TCD).

Les valeurs sont affichées par Excel selon l’analyse souhaitée, grâce à quelques clics de souris.

Mais le total de la colonne du tableau affiche 100%, c’est-à-dire 1. Pour exprimer les donnés sous forme d’heures et de minutes par rapport à 24 heures (journée complète), on se souviendra que 1 représente justement une journée entière. Il suffit donc simplement de modifier le format, ce que nous pouvons réaliser via le format de nombres de la colonne du tableau (à ne pas confondre avec le format de cellule !). En choisissant comme format [H]:MM, nous demandons à Excel que les valeurs supérieures ou égales à 24 heures soient affichées comme telles (sans les crochets, Excel « laisse tomber » les jours pour n’afficher que les heures).

Le résultat de ces manipulations permet une lecture plus aisée, les temps par utilisation étant exprimés en heures et minutes sur un total de 24 heures.

Et vous, connaissiez-vous cette astuce ?
Souhaitez-vous une vidéo formative ou un tutoriel sur les tableaux croisés dynamiques ?

Après avoir testé ces nouvelles fonctions, certains m’ont affirmé qu’ils allaient se passer de SOMMEPROD() qui, par une syntaxe détournée, permet de réaliser une somme ou un dénombrement de données selon plusieurs conditions, et qui ferait donc double emploi.

Je vais quelque peu nuancer ces propos, car les limites dans l’expression des critères de ces fonctions conditionnelles ne permettent pas toutes les fantaisies.
Démonstration…

Sur base du tableau suivant nommé Relevés, il est aisé d’utiliser SOMME.SI.ENS() pour réaliser la somme des montants relatifs au personnel féminin d’un service.

Si l’on souhaite à présent réaliser la somme des montants du service Achats un lundi, cela se corse avec SOMME.SI.ENS(), car il n’est pas possible d’exprimer le critère « date est un lundi » au sein de SOMME.SI.ENS(). La solution consiste alors à ajouter une colonne dans laquelle on détermine le jour de la semaine relatif à la date en colonne A, et à appuyer le critère sur cette nouvelle colonne. On imagine aisément que cette technique devient ingérable lorsque plusieurs critères complexes doivent être appliqués.

En utilisant SOMMEPROD() dans sa syntaxe détournée, l’expression du critère est possible.

PS: Si SOMMEPROD() vous est inconnue, n’hésitez pas à me le signaler, et j’écrirai un billet expliquant cette fonction très intéressante pour la gestion des données dans Excel.

Sur un forum (autre que DVP) que je consultais récemment, je suis tombé sur une réponse qui parlait de cinq nouvelles fonctions d’Excel :

1. SIERREUR()
2. MOYENNE.SI()
3. MOYENNE.SI.ENS()
4. SOMME.SI.ENS()
5. NB.SI.ENS()

Le message se terminait par (en substance)« sans grand intérêt à part peut-être la seconde ».
Les arguments étayant une telle assertion, inexistants, ne m’ont bien sûr pas convaincu.
Personnellement, à propos de ces cinq nouvelles fonctions, je dirais: Elles sont d’un grand intérêt, à part peut-être la seconde…

Bon, ok. Vous l’aurez compris. J’aime la polémique. Mais vous reconnaitrez que déclarer que Microsoft ajoute des fonctions « sans grand intérêt » sans argumenter un tant soit peu ses propos a de quoi surprendre.

Je vais donc étayer ma position en expliquant pourquoi j’affirme que les nouvelles fonctions proposées sur Excel 2007 sont intéressantes.

SIERREUR(): J’ai expliqué dans ce billet l’intérêt de cette fonction, je n’y reviendrai donc pas.

SOMME.SI.ENS() et NB.SI.ENS(): Ces fonctions revêtent un intérêt évident puisqu’elles permettent de définir jusqu’à 64 critères, alors que leurs consœurs antérieures (SOMME.SI() et NB.SI()), ne permettaient l’utilisation que d’un seul critère.

MOYENNE.SI.ENS() est quant à elle très intéressante également. Elle permet en effet d’éviter l’utilisation de SOMME.SI.ENS() / NB.SI.ENS(). De cette façon, on supprime la redondance des critères. On gagne donc en lisibilité, en maintenance, en écriture…

Pourquoi SOMME.SI(), NB(SI) et … MOYENNE.SI sont obsolètes…

Si l’on on observe la syntaxe de ces fonctions, l’on s’aperçoit qu’elles ont une syntaxe proposant, dans l’ordre, la plage sur laquelle le critère s’applique, l’expression du critère, puis, optionnellement, la plage sur laquelle le calcul sera effectué (si elle est différente de la plage de critères).

Les nouvelles fonctions ont une syntaxe différente, puisqu’il faut d’abord définir la plage de calcul, puis les paires PlageCritère et Critère.

Si l’on garde les anciens jeux de fonctions, l’on devra jongler avec deux syntaxes différentes, l’une lorsque l’on utilise un seul critère, et la nouvelle lorsque nous avons besoin de plusieurs critères. Je conseille donc fortement de considérer SOMME.SI(), NB.SI() et MOYENNE.SI() comme étant des fonctions obsolètes, laissées, et créée dans le cas de MOYENNE.SI(), uniquement à des fins de compatibilité, et de n’utiliser, sur les classeurs sauvegardés dans une version égale ou supérieur à 2007, que les nouvelles versions des fonctions proposées par Microsoft.

J’espère vous avoir convaincu. Le débat est ouvert…