Les débutants en Excel se sont souvent cassé les dents sur la raison de la présence du signe $ dans la référence à une cellule. En effet, pouvoir faire la différence entre =A2 et =$A$2 n’est pas toujours chose aisée. A ceux qui auraient quelques soucis avec ce concept d’Excel, je conseille d’ailleurs de lire mon tutoriel sur les références absolues et relatives, publié sur www.developpez.com.

L’utilisation des tableaux, apparus à la version 2007 et améliorés dans la version 2010, permet de s’affranchir de cette notion d’absolu et de relatif grâce aux références structurées, qui font appel à la… structure du tableau. Dès lors, pourquoi se poser la question de références structurées absolues ou relatives? Et d’abord, qu’est-ce qu’une référence structurée? De plus, nous allons être amenés à revoir nos automatismes relatifs au bouton de recopie et au copier/coller.

Excel 2007 a vu apparaître la notion de tableau, dont les listes 2003 étaient les précurseurs. Un tableau, dont je conçois que l’appellation par Microsoft n’est pas heureuse car a priori, un tableur, ça sert à faire des tableaux, c’est en fait une table de données, c’est-à-dire un ensemble cohérent d’informations structurés en lignes et en colonnes, une ligne représentant un enregistrement, chaque colonne contenant des données de même nature.Basculer une plage de données en tableau s’effectue très simplement via l’onglet Insertion > Tableaux > Tableau.

Création du tableau grâce à l’onglet Insertion

A l’ajout du tableau, on détermine si celui-ci comporte des entêtes ou non

Parmi beaucoup d’avantages, je cite celui de l’utilisation des références structurées, qui permettent d’utiliser le nom du tableau et/ou les noms des colonnes dans les cellules, que ce soit dans le tableau lui-même ou dans une cellule extérieure au tableau.

Utilisation des noms des colonnes au sein du tableau

Utilisation d’une référence structurée pointant vers le tableau

Le problème survient lorsque l’on veut recopier latéralement une formule utilisant une référence structurée, cette dernière semblant a priori être absolue, c’est-à-dire bloquée sur la colonne nommée du tableau.

En fait, la façon de recopier la formule va déterminer si la colonne est référencée « absolue » ou « relative ».

Soit à vouloir sommer dans un tableau de résultat les totaux du C.A., du P.A. et de la marge. La formule illustrée ci-dessus expose comment utiliser la référence à la colonne du C.A. du tableau. Si je souhaite recopier cette formule vers la droite, pour calculer la somme des autres colonnes du tableau, malgré que j’ai utilisé une référence structurée utilisant un nom de colonne, je vais pouvoir rendre la colonne « relative » lors de la recopie en utilisant le bouton de recopie pour tirer la formule sur les deux colonnes de droite. En utilisant cette façon de faire, Excel va faire glisser la référence structurée vers la droite, en adaptant le nom de la colonne.

Utilisation du bouton de recopie pour rendre la référence structurée relative

Excel a adapté la référence structurée en faisant « glisser » les noms des colonnes

Imaginons maintenant un tableau de résultat qui calcule le C.A. en fonction de la catégorie.

La formule utilise également une référence structurée qui doit être « absolue » lors de la recopie

Pour recopier la formule sur la cellule de droite de façon à récupérer la somme de la catégorie « Hardware », on va cette fois-ci recopier la formule par copier/coller.

Le copier/coller fixe la référence structurée sur la colonne utilisée dans la formule

La formule recopiée est correcte, la référence structurée étant « fixée » par le copier/coller.

En résumé:
lors d’une recopie latérale, si je veux utiliser une référence structurée de manière relative, j’utilise le bouton de recopie.

Si je veux utiliser une référence structurée absolue, j’utilise le copier/coller.

Bons développements avec Excel.

Une discussion intéressante sur le forum Excel, où j’explique comment extraire des lignes de données grâce à une formule matricielle. Pour que le lecteur comprenne le fonctionnement de la formule matricielle utilisée, j’ai expliqué chaque étape.

A lire, à partager et à utiliser.

Sur le forum Excel de DVP, je viens de répondre à une question relative à une fonction trop méconnue d’Excel, BDNB(…).

Les fonctions de base de données dans Excel peuvent pourtant rendre de bons services lors de l’analyse de données, en permettant à des « non initiés » de modifier facilement et rapidement des critères de calcul sur des listes de données. Je vous invite à lire cette réponse sur le forum.

Connaissiez-vous les fonctions BD… d’Excel?

Jusqu’il y a peu, je me connectais à ma messagerie électronique, via outlook, grâce au smtp de mon FAI (Skynet). Le problème était que, nomade et souvent branché sur le net grâce à des connexions différentes, je ne savais pas envoyer mon courrier lorsque ma connexion n’était pas une connexion Skynet. Il fallait changer le smtp des comptes et, outre le fait que j’ai une petite dizaine de comptes sur mon outlook et qu’il était donc fastidieux de modifier cela, je ne connaissais pas toujours le FAI sur lequel j’était connecté. J’étais donc obligé de passer par des webmail, avec le problème liés à la liste des contacts, l’absence de signature, etc…

Après avoir créé un nouveau domaine auprès de OVH, j’ai vu que l’on pouvait se connecter sur le smtp de l’hébergeur, moyennant la modification du port. Il faut préciser le port 587. Miraculeux!

J’ai pu demander à mon hébergeur belge le smtp à renseigner et donc, je sais maintenant envoyer mes messages via Outlook, sans avoir à me soucier du FAI…

Comment faire ? Suivez-moi, c’est par ici…

La solution réside dans l’utilisation astucieuse des fonctions DECALER(), LIGNE() et COLONNE().

DECALER() permet de pointer vers une plage de cellules en faisant varier le chemin relatif entre une plage de référence et la cible. Vous noterez que c’est une des très rares fonctions d’Excel qui renvoient une plage au lieu d’une valeur. Elle utilise cinq paramètres, trois obligatoires et deux optionnels :
DECALER(PlageOrigine; DécalageLignes; DécalageColonnes; [NombreLignesPlageCible]; [NombreColonnesPlageCible]).
Vous retiendrez que lorsqu’ils sont omis, les deux derniers paramètres sont identiques aux nombres de lignes et de colonnes de PlageOrigine.

LIGNE() utilisée sans paramètres renvoie le numéro de ligne de la cellule qui utilise la fonction.

COLONNE() utilisée sans paramètres renvoie le numéro de la colonne qui utilise la fonction.

Avant de mettre cela en place et à la lueur de la fonction DECALER(), raisonnons sur base du schéma suivant.

En fixant PlageOrigine en $B$1(*), nous remarquons que pour chaque ligne de la plage d’arrivée (D2 : D5), le décalage est de 0 lignes à partir de $B$1, puis de 4 en 4 lignes. En effet :

Nous avons un bel exemple de résolution d’une équation linéaire de type y = ax+b, a étant le pas de progression (la pente de la droite).
Isolons b pour avoir y – ax = b, soit pour la paire (2,0), 0 – 4*2 = -8. L’équation devient y = 4x-8.

Cette équation sera utilisée au sein de DECALER() pour progresser de 4 lignes à partir de B1 grâce à la formule
=DECALER($B$1;4*LIGNE()-8;0)

Si nous la tirons vers le bas, Excel « sautera les lignes » pour afficher en D5 la valeur de D13.

Nous serions tentés d’écrire une nouvelle formule en E pour la date et en F pour la valeur. Cependant, il est préférable de n’écrire qu’une seule formule au sein d’un tableau lorsque c’est possible.

Pour tirer vers la droite à partir de D alors que l’on descend en B, nous utiliserons COLONNE(), ici aussi de façon astucieuse. En D, colonne 4, nous décalons de 0 lignes vers le bas. En E, colonne 5, nous décalerons d’une ligne vers le bas obtenir la date, soit 5 – 4, et en F, colonne 6, nous décalerons deux lignes vers le bas pour récupérer le montant, soit 6-4.

La formule utilisée en D2 sera donc
=DECALER($B$1;4*LIGNE()-8+COLONNE()-4;0)

Tirée sur les colonnes D et E puis jusqu’à la ligne 6, la formule permet de récupérer la liste de nos données. La ligne remplie de 0 montre la fin du tableau, et il ne restera qu’à en effacer les formules.

Excel est plein de ressources, soyez astucieux…

Vous souhaitez d’autres astuces? Vous connaissiez celle-ci?

(*) Si l’utilisation des $ pour référencer une plage ne vous est pas familière, consultez mon tutoriel sur le sujet

Il est pourtant possible de formuler le ou exclusif en Excel, avec un brin d’astuce.

Démonstration

Si l’on veut que toutes les conditions soient remplies, l’utilisation de ET() s’impose, comme dans l’illustration suivante.
Nous avons VRAI en F2 car les conditions mentionnées comme paramètres de la fonction ET() sont toutes rencontrées.

Une seule condition non remplie amène Excel à renvoyer FAUX comme résultat de la fonction ET().

Lors de l’utilisation de OU(), il faut que au moins une condition soit remplie, comme dans l’illustration suivante ou seule la zone correspond à la condition mentionnée en paramètres.

Mais OU() renvoie également VRAI lorsque plusieurs conditions, voire toutes, sont remplies, comme ci-dessous ou la zone et le mois correspondent aux critères.

Mais pas de XOU pour le OU EXCLUSIF. Comment faire si je veux vérifier qu’une et une seule condition soit remplie? Excel ne nous fournit pas – encore – la fonction du OU exclusif. Il va donc falloir un peu d’astuce pour réaliser cela.

Pour expliquer la démarche, je vais construire un petit tableau de résultat pour la première ligne du tableau. En G1 :I1, je place les critères. Je peux alors renvoyer VRAI ou FAUX en ligne 2, en postulant simplement les égalités (forme courte du SI() lorsque la valeur renvoyée doit être une valeur logique).

J’obtiens donc VRAI partout lorsque les trois conditions sont remplies, ce qui correspond à la fonction ET(). Pour tester cela, je dois juste savoir que VRAI et FAUX sont convertis en valeurs numériques par Excel lorsque je les utilise au sein d’opérations mathématiques. VRAI vaut 1 et FAUX vaut 0.

Je peux donc écrire ET() sans utiliser la fonction, en multipliant les valeurs de G2:I2, puisque 1 et 0 sont respectivement neutre et absorbant pour la multiplication. Tester le ET() revient donc à tester que la multiplication renvoie 1.

Je teste le OU() selon un système similaire, puisuqe 0 est neutre pour l’addition. J’additionne les valeurs logiques et je teste que la somme est supérieure à 0.

Fort logiquement, je teste le OU exclusif en additionnant les valeurs logiques et en vérifiant que la somme renvoie 1.

Je pourrai donc tester de la même façon si X conditions sont remplies, en plaçant à droite de l’égalité le X souhaité.

Cette façon de pratiquer prend toute sa valeur lors de calculs sur l’ensemble du tableau. Si je souhaite la somme des montants pour les lignes qui répondent à une seule condition, je pourrai bien entendu réaliser la somme des valeurs reprises dans la colonne du OU exclusif.

Bien sûr, SOMMEPROD() me permet cela sans devoir construire les colonnes intermédiaires (J’ai déjà abordé SOMMEPROD() dans ce billet).

Je calculerai la somme des montants des lignes qui remplissent toutes les conditions comme ceci

Si j’utilise l’addition et que je teste si la somme est positive non nulle, je calculerai la somme des montants des lignes qui répondent au moins à une condition.

Il me suffit de vérifier que l’addition des valeurs logiques renvoie 1 pour récupérer la somme des montants pour les lignes qui répondent à une et une seule condition.

CQFD…

Connaissiez-vous SOMMEPROD(). Souhaitez-vous un tutoriel sur cette fonction?

Prenons le cas des pointages relevant les utilisations d’une machine et examinons le relevé des prestations. Sur celui-ci, chaque journée est complète, et la machine a donc 24h00 d’utilisation par jour, en ce compris les pannes, les arrêts, la maintenance.

Un tableau croisé dynamique permettra de regrouper les utilisations par type, mais les valeurs exprimées ne sont pas parlantes si l’on souhaite comparer les utilisations entre elles.

Pour clarifier les choses, nous pouvons analyser les données par pourcentage du total. Pour cela, via les paramètres du champ de données, on peut demander le type de calcul effectué. Choisissons « Pourcentage sur le total ». Excel modifie l’analyse pour nous afficher les durées de chaque utilisation par rapport à la somme de toutes les durées. Je précise pour celles et ceux qui ne maîtrisent pas trop les TCD que cela s’effectue sans rédaction de formules de notre part (J’ai rédigé une critique très positive d’un ouvrage sur les TCD).

Les valeurs sont affichées par Excel selon l’analyse souhaitée, grâce à quelques clics de souris.

Mais le total de la colonne du tableau affiche 100%, c’est-à-dire 1. Pour exprimer les donnés sous forme d’heures et de minutes par rapport à 24 heures (journée complète), on se souviendra que 1 représente justement une journée entière. Il suffit donc simplement de modifier le format, ce que nous pouvons réaliser via le format de nombres de la colonne du tableau (à ne pas confondre avec le format de cellule !). En choisissant comme format [H]:MM, nous demandons à Excel que les valeurs supérieures ou égales à 24 heures soient affichées comme telles (sans les crochets, Excel « laisse tomber » les jours pour n’afficher que les heures).

Le résultat de ces manipulations permet une lecture plus aisée, les temps par utilisation étant exprimés en heures et minutes sur un total de 24 heures.

Et vous, connaissiez-vous cette astuce ?
Souhaitez-vous une vidéo formative ou un tutoriel sur les tableaux croisés dynamiques ?

Depuis Excel 2007, il n’est plus nécessaire de redoubler la fonction au sein d’un test d’erreur. Microsoft a enfin créé une fonction native qui accélère les calculs, tout en facilitant la saisie et la lecture des formules.

Jusqu’à Excel 2003, une formule telle que

=(RECHERCHEH(N1,’FICHE DE SAISIE’!A1:’FICHE DE SAISIE’!BA4,2,FAUX))

devait être testée au sein d’une fonction SI pour éviter le #N/A…

On devait donc écrire deux fois la formule, une fois dans la condition, et une fois dans un des deux paramètres de renvoi

=SI(ESTERREUR(RECHERCHEH(N1,’FICHE DE SAISIE’!A1:BA4,2,FAUX)), » »,RECHERCHEH(N1,’FICHE DE SAISIE’!A1:BA4,2,FAUX))

Depuis XL 2007, C’EST FINI! Microsoft a créé la fonction SIERREUR(Valeur, Valeur_Si_Erreur), qui renvoie Valeur lorsqu’il n’y a pas d’erreur, et Valeur_Si_Erreur si une erreur est rencontrée…

=SIERREUR(RECHERCHEH(N1,’FICHE DE SAISIE’!A1:BA4,2,FAUX); » »)

Plus simple, non?

Une version illustrée est présente sur mon blog pro…

Pour résoudre le problème des fichiers d’aide en CHM qui ne s’ouvrent pas sur un pc, il faut modifier la base de registre.

Cela peut se faire en décompressant ce fichier, puis en double-cliquant sur chacun des deux fichiers .reg qui s’y trouvent. La base de registre est alors adaptée et les fichiers CHM peuvent s’ouvrir.

Attention: Cette astuce ne fonctionne pas en environnement Citrix MainFrame.

Lorsque l’on utilise un tableau Excel 2007/2010 (onglet Insertion > Tableaux > Tableau), Excel dispose automatiquement les outils de filtre automatique sur la ligne d’entête du tableau. Mais ce n’est pas tout.

Lorsque l’on fait défiler les lignes vers le bas, Excel remplace la ligne des lettres de colonne par les intitulés du tableau, sur la largeur des colonnes de ce dernier. Cette astuce d’Excel permet de ne pas devoir figer la première ligne sur les longs tableaux.

Dans la version 2007, les filtres automatiques n’étaient plus accessibles lors de cette opération, mais Microsoft a corrigé ce « bug » et la version 2010 les maintient!

Notez cependant que ce basculement des entêtes sur les lettres de colonne n’est pas réalisé si vous avez figé manuellement la première ligne via Affichage > Fenêtre > Figer les volets. Notez également que les entêtes disparaissent lorsque le défilement vers le bas va plus loin que la dernière ligne du tableau.