On a une librairie ou une liste on ajoute les 2 champs suivants :

Etat choix avec : En cours, Approuvé et Rejeté

Attributs : champs texte multi ligne

Un fait un workflow de liste sur cette librairie ou cette liste dans SharePoint designer :

On ajoute une action de type Tâche : Collecter les données d’un utilisateur

On nomme la tâche : Données de validation

On clique sur Next et on va ajouter deux champs :

- Le premier de type choix multiple qu’on va nommer Statut Validation avec comme valeurs possibles Validé ou Rejeté, il n’acceptera pas les blancs.

- Le deuxième Commentaires Validation sera un champ texte multi lignes, qui pourra être vide.

On va sélectionner l’utilisateur ou le groupe en charge de cette tâche. Ici on prend administrator :

En sortie (Output) de la tâche, on crée une nouvelle variable qui va stocker le retour de l’utilisateur en charge de cette tâche.

On ajoute une action de mise à jour d’un champ de l’item courant :

Dans cette action, on met à jour le champ Etat de la librairie de l’item courant avec la valeur statuts Validation de la tâche:

Dans les taches on va chercher le statut validation retourné en string

Le champ ID de la variable de workflow au format ItemId

On fait de même pour mettre à jour le champs Attribut à partir du champ commentaire Validation.

Notre workflow doit ressembler à ce qui suit :

Maintenant on teste :

On ajoute un document à notre librairie :

On lance notre workflow :

Au lancement du workflow, celui-ci crée une Tâche dans la liste des tâches :

En faisant un modifier l’élément (Edit Item) on a la fenêtre suivante :

Dans cette fenêtre on peut aller voir le fichier docx (on aurait pu aller le voir directement depuis la liste des tâches), on peut changer le statut de validation (qui deviendra l’état) et ajouter un commentaire de validation.

3 options ensuite :

- On enregistre la sélection sans compléter la tâche du coup le statut de validation ne sera pas pris en compte

- On finit la tâche et donc on passe à l’étape suivante du Workflow

- On annule

Ici on va faire un Save Draft :

La tâche n’a pas changée dans la liste néanmoins si on l’ouvre on retrouve nos données.

Le document est toujours dans l’état « En cours ».

Maintenant on fait un complete Task sur la tâche :

Le « status » de la tâche est completed.

Notre document est dans un Etat Validé avec un attribut « document validé » (pas jolie mais fonctionnel il suffit de l’éditer pour enlever les tags).

Il est tout à fait possible de modifier le worflow pour qu’il démarre à l’ajout d’un document dans la librairie.

L’idée est la suivante :

- J’ai une liste de cours qui contient le nom du cours et le nombre de place disponible dans ce cours.

- J’ai une liste participant qui contient le nom du participant et le nom du cours auquel il veut participer (champ lookup qui pointe sur le nom du cours de la liste cours, on associera le nombre de places disponibles pour une meilleure lisibilité).

- Quand j’inscris un participant à un cours je veux que le nombre de place disponibles dans ce cours diminue de 1.

Voilà mes deux listes :

On voit qu’au départ on a

20 places pour l’initiation Word

15 places pour le Word avancé

5 places pour l’Excel

On va maintenant créer un workflow pour pouvoir gérer les inscriptions.

On ouvre SharePoint designer on va dans workflow puis on sélectionne workflow de liste :

On sélectionne la liste des participants parce que c’est sur l’ajout d’un item dans cette liste que le Workflow sera lancé.

On renseigne le nom du workflow et sa description (optionnel).

Voilà comment se présente le workflow au départ :

Voici les étapes que nous allons mettre en place :

Comme on ne peut pas mettre une valeur directement dans le champ d’une autre liste on va calculer la nouvelle valeur de ce champ puis lui affecter.

Etape 1 : Calculer la valeur du champ nombre de places disponibles

On fait Action puis faire un calcul

Voici ce que ça affiche :

On clique sur le value le plus à gauche : Calculate Value. Puis sur le bouton fx

Dans la boite de dialogue on va sélectionner le current item, pour rappel on est sur la liste des participants qui contient un champ Lookup sur le nom du cours de la liste cours et on a lié le champ nbre de places disponibles.

C’est donc le champ lié nombre de places disponibles qui nous intéresse.

Par défaut, puisque ce champs est numérique le return field as nous propose double mais c’est le champ lookup value qu’il faut prendre (sinon ça marche pas !!).

Voici ce que ça donne :

Maintenant on veut faire ce champ moins 1 donc on change le plus en minus pour faire moins

Pour la seconde value il suffit de mettre 1 comme suit

Option :

A ce niveau si un avait le nombre de participant voulant s’inscrire au cours on aurait fait fx puis la sélection suivante :

En supposant qu’order contient le nombre de participants voulant s’inscrire au cours

Fin de l’option.

Donc on a l’écran suivant :

La variable calc est automatiquement crée (on peut changer de nom si on veut mais peu d’intérêt à ce niveau.

Maintenant on va affecter la variable calc au champ nbre de places disponible de la liste cours.

Donc on rajoute une action de type Update list item comme suit :

Donc on arrive au résultat suivant :

Il nous suffit de cliquer sur this list :

On choisit la liste Cours puis on clique sur le bouton Add pour sélectionner le champ sur lequel on va assigner une valeur ici c’est Nbre de places disponibles.

On va cliquer sur fx pour aller chercher la valeur de la variable calc.

Ici la datasource est l’ensemble des variables du workflow, le champ est la variable calc. On clique sur ok

Encore ok

Maintenant il faut préciser sur quel cours on doit affecter cette valeur donc cela se passe dans la partie Find the list item.

Dans la partie Field on choisit le champ nom du cours qui vient de la liste cours. Dans le champ value on clique sur fx et dans la popup qui s’ouvre on va prendre dans le current item le champ nom du cours et comme précédemment on va retourner le champ en tant que lookup value.

Voici le résultat :

On fait ok. On a le message suivant :

Ceci n’est pas grave on fait yes.

Notre workflow est prêt il faut maintenant déterminer quand est ce qu’il se lancera, pour cela on clique sur Workflow settings.

La fenêtre paramètre de workflow s’ouvre, on va juste paramétrer le lancement du workflow sur ajout de nouvel item dans la liste participant comme suit:

Maintenant on publie notre workflow et on va le tester.

On revient sur notre liste participant et on fait Add item,

Donc là le nombre de places disponibles dans le cours initiation Word doit passer de 20 à 19.

Done

Dans SharePoint 2010 les listes exposent des fonctionnalités importantes qui n’étaient pas disponibles avec les versions précédentes de SharePoint:

? Large Lists. Les listes SharePoint 2010 supportent jusqu?à 50 millions d’articles.Ceci est possible en raison des améliorations de performances et de nouvelles fonctionnalités telles que les listes multi colonnes.

? Multicolumn indexes. Vous pouvez créer un index qui contient plus d’une colonne.

? List relationships. Les listes supportent les relations. Les listes liées peuvent appliquer l?intégrité référentielle en cascade, la suppression en cascade et le blocage des suppressions. Par exemple, si vous avez une liste de clients qui est lié à une liste de commandes, vous pouvez configurer SharePoint pour que vous ne puissiez pas supprimer un client pour lequel des commandes existent ou de telle sorte que lorsque vous supprimez un client, les commandes liées soient supprimées.

Les listes liées prennent également en charge les champs prévus. Ce sont des champs de la liste parent qui peuvent être atteinte par la liste enfants. Par exemple, un élément qui est lié à un poste client peut afficher le nom du client, adresse, adresse email, numéro de téléphone.

? Data Validation. Vous pouvez effectuer de simples validations des données dans une liste out of the box. Une colonne de liste peut avoir de la validation de données, ce qui assure que la valeur de la colonne répond à des règles spécifiées. Une liste peut aussi avoir des colonnes uniques, ce qui garantit qu’il n’y a pas deux éléments ayant la même valeur dans ces colonnes. Par exemple, vous pouvez définir la colonne adresse email d’une liste de contacts comme unique de sorte qu’il n’y a pas deux contacts avec des adresses email identiques.

? Document sets. Un ensemble de documents est une collection de documents avec ses propres métadonnées et versions. Avec les documents sets, vous pouvez gérer un ensemble de collection de documents, des feuilles, des présentations ou d’autres types de contenu de type document. Les métadonnées sont appliquées à chaque document dans un document set, et d’autres métadonnées sont appliquées au document dans son ensemble. Pour les documents à l’intérieur d’un document set, les administrateurs peuvent sélectionner les colonnes qu?ils veulent marquer en lecture seule. La propriété peut être modifiée que sur un document set. Tout changement à la colonne qui est marqués en lecture seule est appliqué à tous les documents à l’intérieur.

Un document set comprend une page d’accueil qui agit comme une page d?accueil personnalisable pour le document set, elle affiche les propriétés du document set.

Le document set fournit ses modèles et le versioning. Vous pouvez créer des modèles dans Microsoft Visual Studio ® 2010. Le versioning permet de capturer les états du document set à différents moments dans son cycle de vie, voir son historique, et restaurer les versions précédentes du document set.

? Content organizer. L’organisateur de contenu utilise un moteur de routage avancé et des règles de routage définies par l’administrateur pour acheminer les documents d’une bibliothèque vers un emplacement spécifique, le tout est basé sur les métadonnées du document, et peut appliquer les métadonnées automatiquement sur un document en fonction de son emplacement.

? Digital asset management. Les listes SharePoint offrent maintenant des capacités de gestion de l?audio, la vidéo, et les contenus de type image.

? Document IDs. Le service d’identification du document est une nouvelle fonctionnalité au niveau de la collection de site qui ajoute un identifiant unique (ID) à tous les documents sur toute la collection de site. Cette fonctionnalité permet la récupération de documents par l’ID du document indépendamment de leur emplacement actuel ou futur.

? Location-based metadata defauts. Les administrateurs de bibliothèque peuvent spécifier différentes valeurs de colonne par défaut pour chaque dossier dans une bibliothèque de documents.

? Metadata navigation and filtering. La navigation via les métadonnées crée une hiérarchie de dossier basée sur les métadonnées. Chaque dossier est effectivement un filtre. Cela donne une façon dynamique et efficace pour les utilisateurs de découvrir des documents. Le filtrage produit une liste, à sélection multiple, de filtres basés sur des valeurs des métadonnées.