juin
2012
Un article de LaurentValente
L’idée est la suivante : Nous sommes sous SharePoint 2010 Foundation donc en standard il n’existe que le workflow à 3 états. Le client ne veut pas de développement, mais il souhaite pouvoir faire un workflow d’approbation pour ses documents.
On a une librairie ou une liste on ajoute les 2 champs suivants :
Etat choix avec : En cours, Approuvé et Rejeté
Attributs : champs texte multi ligne
Un fait un workflow de liste sur cette librairie ou cette liste dans SharePoint designer :
On ajoute une action de type Tâche : Collecter les données d’un utilisateur
On nomme la tâche : Données de validation
On clique sur Next et on va ajouter deux champs :
- Le premier de type choix multiple qu’on va nommer Statut Validation avec comme valeurs possibles Validé ou Rejeté, il n’acceptera pas les blancs.
- Le deuxième Commentaires Validation sera un champ texte multi lignes, qui pourra être vide.
On va sélectionner l’utilisateur ou le groupe en charge de cette tâche. Ici on prend administrator :
En sortie (Output) de la tâche, on crée une nouvelle variable qui va stocker le retour de l’utilisateur en charge de cette tâche.
On ajoute une action de mise à jour d’un champ de l’item courant :
Dans cette action, on met à jour le champ Etat de la librairie de l’item courant avec la valeur statuts Validation de la tâche:
Dans les taches on va chercher le statut validation retourné en string
Le champ ID de la variable de workflow au format ItemId
On fait de même pour mettre à jour le champs Attribut à partir du champ commentaire Validation.
Notre workflow doit ressembler à ce qui suit :
Maintenant on teste :
On ajoute un document à notre librairie :
On lance notre workflow :
Au lancement du workflow, celui-ci crée une Tâche dans la liste des tâches :
En faisant un modifier l’élément (Edit Item) on a la fenêtre suivante :
Dans cette fenêtre on peut aller voir le fichier docx (on aurait pu aller le voir directement depuis la liste des tâches), on peut changer le statut de validation (qui deviendra l’état) et ajouter un commentaire de validation.
3 options ensuite :
- On enregistre la sélection sans compléter la tâche du coup le statut de validation ne sera pas pris en compte
- On finit la tâche et donc on passe à l’étape suivante du Workflow
- On annule
Ici on va faire un Save Draft :
La tâche n’a pas changée dans la liste néanmoins si on l’ouvre on retrouve nos données.
Le document est toujours dans l’état « En cours ».
Maintenant on fait un complete Task sur la tâche :
Le « status » de la tâche est completed.
Notre document est dans un Etat Validé avec un attribut « document validé » (pas jolie mais fonctionnel il suffit de l’éditer pour enlever les tags).
Il est tout à fait possible de modifier le worflow pour qu’il démarre à l’ajout d’un document dans la librairie.
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